PDF در مقابل Word: کدام قالب را باید انتخاب کنید؟

انتخاب PDF یا Word یکی از آن کارهای سند است که تا زمانی که یک مهلت به پایان برسد کوچک به نظر می رسد. ممکن است یک فایل برای یک پورتال آپلود خیلی بزرگ باشد، یک اسکن ممکن است یک طرف باشد، یا گروهی از صفحات ممکن است نیاز داشته باشند که به یک بسته تمیز تبدیل شوند. هدف، تبدیل شدن به یک متخصص PDF نیست. هدف این است که کار را با فایلی به پایان برسانید که به درستی باز شود، به راحتی خوانده شود و برای نفر بعدی آماده باشد.

نویسندگان، دانش‌آموزان، تیم‌های اداری و مشتریانی که در حال تبادل اسناد هستند، معمولاً به یک جریان کاری قابل پیش‌بینی نیاز دارند. این بدان معناست که فایل‌ها را به وضوح نامگذاری کنید، ترتیب صفحه را بررسی کنید، نسخه‌های اصلی را نگه دارید و به جای کلیک کردن روی یک برنامه دسکتاپ بزرگ برای یک کار ساده، از یک ابزار متمرکز استفاده کنید. چند دقیقه آماده سازی اغلب از رایج ترین مشکلات PDF در آینده جلوگیری می کند.

زمانی که سند هنوز در حال آماده شدن است و افراد نیاز به ویرایش پاراگراف ها، نظرات، جداول یا قالب بندی دارند از Word استفاده کنید. زمانی از PDF استفاده کنید که چیدمان باید ثابت بماند و گیرنده عمدتاً باید فایل را بخواند، چاپ کند، امضا کند یا بایگانی کند.

قبل از پردازش یک فایل، یک بار آن را باز کنید و چند صفحه اول را اسکن کنید. بررسی کنید که آیا سند دارای رمز عبور محافظت شده است، آیا صفحات به ترتیب مورد انتظار هستند و آیا فایل شامل صفحات خالی یا اسکن های تکراری است. اگر سند حاوی اطلاعات حساسی است، مطمئن شوید که مجاز به آپلود و پردازش آن با ابزاری که قصد استفاده از آن را دارید دارید.

بهترین قالب بستگی به اتفاق بعدی دارد. رزومه، فاکتور، فرم امضا شده، یا سند خط مشی اغلب به خوبی به عنوان PDF کار می کند. یک پیش نویس مشترک معمولاً تا زمانی که ویرایش به پایان برسد در Word تعلق دارد.

پس از اتمام ابزار، نتیجه را دانلود کنید و قبل از ارسال آن را در یک برنامه مشاهده PDF باز کنید. تعداد صفحات، جهت گیری صفحه، خوانایی، پیوندها، فیلدهای فرم، امضاها و اندازه فایل را بررسی کنید. اگر PDF چاپ می شود، آن را با زوم 100% مشاهده کنید و به دنبال حاشیه های برش خورده یا متن تار بگردید.

یک اشتباه رایج این است که زمانی که گیرنده باید متن را ویرایش کند، فقط یک PDF ارسال می کند، یا زمانی که طرح باید ثابت بماند، فقط یک فایل Word ارسال می شود.

یکی دیگر از اشتباهات آسان این است که فرض کنید هر PDF به یک شکل عمل می کند. برخی از PDF ها تصاویر اسکن شده هستند، برخی حاوی متن قابل انتخاب هستند، برخی شامل فیلدهای فرم هستند، و برخی با مجوز قفل شده اند. ابزار مناسب به فایلی که دارید بستگی دارد نه فقط پسوند فایل.

برای این گردش کار، مفیدترین نقطه شروع PDF به ورد است. از ابزاری استفاده کنید که با تغییری که نیاز دارید مطابقت دارد، سپس قبل از تعویض سند اصلی، خروجی را به دقت بررسی کنید.

یک گردش کار PDF خوب ساده است: با یک فایل منبع تمیز شروع کنید، از کوچکترین ابزاری که مشکل را حل می کند استفاده کنید، نتیجه را بررسی کنید و یک نسخه پشتیبان تهیه کنید. این ریتم برای تکالیف مدرسه، اسناد تجاری، فرم ها، اسکن ها، فاکتورها و سوابق شخصی کار می کند.