یک PDF برای فرم ها و پورتال های آنلاین آماده کنید

تهیه فایل های PDF برای فرم های آنلاین یکی از آن کارهای سند است که تا پایان یک مهلت، کوچک به نظر می رسد. ممکن است یک فایل برای یک پورتال آپلود خیلی بزرگ باشد، یک اسکن ممکن است یک طرف باشد، یا گروهی از صفحات ممکن است نیاز داشته باشند که به یک بسته تمیز تبدیل شوند. هدف، تبدیل شدن به یک متخصص PDF نیست. هدف این است که کار را با فایلی به پایان برسانید که به درستی باز شود، به راحتی خوانده شود و برای نفر بعدی آماده باشد.

متقاضیان، دانشجویان، پیمانکاران و مدیرانی که مدارک مورد نیاز را آپلود می کنند معمولاً به یک گردش کاری قابل پیش بینی نیاز دارند. این بدان معناست که فایل‌ها را به وضوح نامگذاری کنید، ترتیب صفحه را بررسی کنید، نسخه‌های اصلی را نگه دارید و به جای کلیک کردن روی یک برنامه دسکتاپ بزرگ برای یک کار ساده، از یک ابزار متمرکز استفاده کنید. چند دقیقه آماده سازی اغلب از رایج ترین مشکلات PDF در آینده جلوگیری می کند.

پورتال ها اغلب فایل ها را به دلیل اندازه، قالب یا صفحات از دست رفته رد می کنند. PDF را قبل از مهلت مقرر آماده کنید تا زمانی برای رفع مشکلات آپلود داشته باشید.

قبل از پردازش یک فایل، یک بار آن را باز کنید و چند صفحه اول را اسکن کنید. بررسی کنید که آیا سند دارای رمز عبور محافظت شده است، آیا صفحات به ترتیب مورد انتظار هستند و آیا فایل شامل صفحات خالی یا اسکن های تکراری است. اگر سند حاوی اطلاعات حساسی است، مطمئن شوید که مجاز به آپلود و پردازش آن با ابزاری که قصد استفاده از آن را دارید دارید.

یک PDF مناسب برای پورتال باید به اندازه کافی کوچک باشد تا بارگذاری شود و به اندازه کافی برای بررسی واضح باشد.

پس از اتمام ابزار، نتیجه را دانلود کنید و قبل از ارسال آن را در یک برنامه مشاهده PDF باز کنید. تعداد صفحات، جهت گیری صفحه، خوانایی، پیوندها، فیلدهای فرم، امضاها و اندازه فایل را بررسی کنید. اگر PDF چاپ می شود، آن را با زوم 100% مشاهده کنید و به دنبال حاشیه های برش خورده یا متن تار بگردید.

مردم تا آخرین دقیقه منتظر می‌مانند و متوجه می‌شوند که فایل خیلی بزرگ است یا ترتیب اشتباهی دارد.

یکی دیگر از اشتباهات آسان این است که فرض کنید هر PDF به یک شکل عمل می کند. برخی از PDF ها تصاویر اسکن شده هستند، برخی حاوی متن قابل انتخاب هستند، برخی شامل فیلدهای فرم هستند، و برخی با مجوز قفل شده اند. ابزار مناسب به فایلی که دارید بستگی دارد نه فقط پسوند فایل.

برای این گردش کار، مفیدترین نقطه شروع فشرده سازی PDF، ادغام PDF است. از ابزاری استفاده کنید که با تغییری که نیاز دارید مطابقت دارد، سپس قبل از تعویض سند اصلی، خروجی را به دقت بررسی کنید.

یک گردش کار PDF خوب ساده است: با یک فایل منبع تمیز شروع کنید، از کوچکترین ابزاری که مشکل را حل می کند استفاده کنید، نتیجه را بررسی کنید و یک نسخه پشتیبان تهیه کنید. این ریتم برای تکالیف مدرسه، اسناد تجاری، فرم ها، اسکن ها، فاکتورها و سوابق شخصی کار می کند.